Vrijgestelde vergoedingen verblijfskosten bij dienstreizen

In de cao Rijk staan verblijfkostenvergoedingen die gelden voor ambtenaren op dienstreis. Maar een werkgever kan deze ook toepassen voor andere werknemers, als zij vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. De handreiking hierover is geactualiseerd en aangevuld met praktijkvoorbeelden. Hierna gaan we in op het onderdeel binnenlandse dienstreizen.

Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk, kan verblijfkostenvergoedingen onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan eigen werknemers. De werkgever hoeft dan geen onderzoek te doen naar de werkelijke kosten. Wel moet de werkgever aannemelijk kunnen maken dat deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als een ambtenaar op dienstreis.

Vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren houdt in dat de werknemer met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd als een ambtenaar op dienstreis. Dit is aannemelijk als wordt voldaan aan 2 voorwaarden.

Er moet sprake zijn van:
1. gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden.
De aard van de functie is hierbij van belang. Informatie over de functies binnen de Rijksoverheid vindt u op nl.
2. een dienstreis. In de cao Rijk is de definitie van een dienstreis als volgt: ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie’.

Of aan deze 2 voorwaarden wordt voldaan, hangt af van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.

Voorbeeld: Een bouwvakker werkt aan een project op een locatie binnen een andere gemeente. Een bouwvakker wordt in het algemeen met andere kosten geconfronteerd, omdat een bouwvakker zijn werkzaamheden onder andere omstandigheden verricht dan een ambtenaar op dienstreis. Een bouwvakker zal bijvoorbeeld op de bouwplaats zelf lunchen. De bouwvakker verkeert vanuit kostenoogpunt daarom niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis. Ook zou de vraag gesteld kunnen worden of sprake is van een dienstreis. Dit staat ter beoordeling van de inspecteur.

Verblijfkosten maken
Een werknemer verkeert vanuit kostenoogpunt niet in gelijke omstandigheden als hij (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt. Maakt de werknemer wel kosten, dan is het niet noodzakelijk dat deze gelijk zijn aan de (gericht vrijgestelde) vergoeding.

Voorbeeld: Een ambtenaar op dienstreis heeft recht op een vergoeding van € 7,35 voor kleine uitgaven overdag bij een dienstreis naar een andere gemeente van minimaal 4 uur. Hiervan is € 6,56 (bedrag 2026) gericht vrijgesteld. Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk, kan ook € 6,56 gericht vrijgesteld vergoeden onder deze voorwaarden. De werkgever moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Hiervan is geen sprake als de werknemer tijdens de dienstreis daadwerkelijk (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt.

Toepassen cao Rijk
Verderop in deze handreiking leest u waarop een werkgever moet letten als deze de cao Rijk toepast voor een werknemer. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.

Voorwaarden in cao Rijk
Past een werkgever de verblijfkostenvergoedingen toe uit de cao Rijk, dan moet de werkgever dit doen volgens de voorwaarden van de cao Rijk. Een werknemer kan in aanmerking komen voor een verblijfkostenvergoeding voor een binnenlandse dienstreis als de dienstreis voldoet aan de volgende 2 voorwaarden:

• De dienstreis duurt minimaal 4 uur.
• De bestemming van de dienstreis ligt in een andere gemeente of op minimaal 1 kilometer afstand van de werklocatie van de werknemer.

In de cao Rijk vindt u meer informatie over de voorwaarden voor dienstreizen in het binnenland. In deze handreiking zijn deze niet allemaal genoemd. Past u de cao Rijk toe, dan moet u zich dus houden aan deze voorwaarden.

Onderdelen verblijfkostenvergoeding
Hieronder ziet u uit welke onderdelen de verblijfkostenvergoeding bestaat en welke aanvullende voorwaarden hiervoor gelden. Ook leest u wat de hoogte is van de vergoedingen vanaf 1 januari 2026 en tot welke bedragen deze gericht zijn vrijgesteld.

Kleine uitgaven overdag
• Geen aanvullende voorwaarden
• Vergoeding € 7,35
• Gericht vrijgesteld € 6,56

Kleine uitgaven ’s avonds
• Hierop heeft de werknemer recht als hij aansluitend ook overnacht vanwege de dienstreis.
• Vergoeding € 21,92
• Gericht vrijgesteld € 13,12

Logies
• Dit geldt per overnachting als de werknemer hiervoor toestemming heeft van de werkgever.
• Vergoeding € 164,52
• Gericht vrijgesteld € 162,74

Ontbijt
• Dit geldt als de werknemer de nacht daarvoor heeft overnacht vanwege de dienstreis.
• Vergoeding € 16,07
• Gericht vrijgesteld € 16,07

Lunch
• Dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt.
• Vergoeding € 22,19
• Gericht vrijgesteld € 12,97

Avondmaaltijd
• Dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt.
• Vergoeding € 33,57
• Gericht vrijgesteld € 32,56

Logies, ontbijt, lunch en avondmaaltijd
Voor logies, ontbijt, lunch en avondmaaltijd geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat de werknemer kosten heeft gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. Dit is een algemeen toegankelijke gelegenheid die logies en/of maaltijden en/of dranken ter consumptie aanbiedt. Voorbeelden hiervan zijn een café, restaurant of hotel.

Hoogte vergoedingen binnenlandse dienstreizen
De vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld. In 2026 bedraagt de lunchvergoeding bijvoorbeeld € 22,19. Deze is gericht vrijgesteld tot € 12,97. De vergoeding boven € 12,97 kunt u tot het loon van de werknemer rekenen of als eindheffingsloon aanwijzen. Kiest u voor aanwijzen als eindheffingsloon, dan moet aan de gebruikelijkheidseis zijn voldaan. Dit bedrag valt dan onder de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing.

Niet verplicht dezelfde vergoedingen betalen
Een werkgever die aansluit bij de cao Rijk, hoeft niet alle vergoedingen te betalen die de cao Rijk voorschrijft of in dezelfde mate. Zo kan een werkgever bijvoorbeeld een gericht vrijgestelde lunchvergoeding geven maar geen vergoeding voor kleine uitgaven overdag. Ook mag een werkgever bijvoorbeeld een gericht vrijgestelde lunchvergoeding geven van € 10.

Voorbeeld vergoeding binnenlandse dienstreis
Een werkgever bepaalt dat een werknemer recht heeft op een lunchvergoeding van € 15 voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis van de werknemer voldoet aan de voorwaarden. Ook heeft de werknemer verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.

Van de lunchvergoeding van € 15 kan de werkgever € 12,97 (2026) gericht vrijgesteld vergoeden. De werkgever moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Het bedrag van € 2,03 dat overblijft, is loon voor de werknemer of kan de werkgever aanwijzen als eindheffingsloon. Er moet dan wel aan de gebruikelijkheidseis zijn voldaan.