Vaste vergoeding met terugwerkende kracht?

Stel, u besluit in september met terugwerkende kracht vanaf 1 april een vaste kostenvergoeding van € 50 per maand toe te kennen aan uw werknemers. Deze vergoeding tot en met december gaat u in december uitbetalen. Maar eerst laat u een kostenonderzoek uitvoeren (van september tot en met november). En stel dat de hoogte van de vergoeding fiscaal aannemelijk is. Kunt u de nabetaalde kostenvergoeding gericht vrijgesteld toekennen?

Volgens een kennisgroep van de Belastingdienst is dat niet het geval. Een vaste vergoeding is immers pas onbelast als aan de hand van een kostenonderzoek aannemelijk is gemaakt dat aan de voorwaarden van de gerichte vrijstellingen is voldaan.

Waarom?
De vergoeding voor de periode van 1 april tot 1 december kan niet als een vaste vergoeding in de zin van de wet worden aangemerkt. Het betreft immers geen vooraf bepaald bedrag dat is bedoeld om toekomstige kosten af te dekken; de kosten zijn immers al gemaakt. Een onderzoek naar de werkelijke kosten vóór het genietingsmoment van de vergoeding is niet voldoende; het moet gaan om een onderzoek naar de werkelijke kosten vóór het moment waarop de werknemer kosten maakt die met de vaste vergoeding worden gedekt.

Wat kan wel?
De werkgever kan wel in december een gericht vrijgestelde vergoeding betalen voor de daadwerkelijke kosten die de werknemer heeft gemaakt in de periode van 1 april tot 1 december. Hiervoor moet de werkgever aannemelijk maken dat de werknemer kosten heeft gemaakt tot het bedrag van de vergoeding. De beoordeling van de gerichte vrijstelling op declaratiebasis vindt in beginsel plaats per kalenderjaar.

De werkgever kan het bewijs leveren dat de werknemer kosten heeft gemaakt tot het bedrag van de vergoeding door de facturen op te vragen bij de werknemer, maar ook andere vormen van bewijs zijn aanvaardbaar (vrije bewijsleer). Of de werkgever in zijn bewijslast slaagt, staat ter beoordeling van de inspecteur.

Let op: De conclusie is dat een vaste vergoeding moet zien op kosten die de werknemer nog moet maken. Hierop zijn twee wettelijke uitzonderingen: een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding.